L'inventaire du parc informatique est le document qui recense, machine par machine, ce que vous possédez, qui l'utilise, ce qui y est installé et à quoi cet équipement donne accès. Presque aucune PME ne le tient à jour, et c'est précisément pour cela que les décisions sur le matériel se prennent au feeling, que les licences sont mal comptées et que le moindre incident se règle dans le brouillard.
Bonne nouvelle : constituer cette base ne demande ni outil coûteux ni compétence rare. Ce qui demande de la rigueur, c'est de la maintenir. Voici comment procéder.
En résumé
- Sans inventaire, aucune décision sur le parc informatique ne repose sur autre chose que des impressions.
- Un inventaire utile recense le matériel, les logiciels et les licences, mais aussi les accès et les comptes associés.
- Un simple tableur bien tenu vaut mieux qu'un outil sophistiqué que personne ne met à jour.
- C'est le rituel de mise à jour, à l'entrée et à la sortie de chaque matériel, qui fait tenir l'inventaire.
- Le jour d'un incident, l'inventaire est le document qui détermine votre vitesse de réaction.
Pourquoi presque personne ne tient cet inventaire
Les raisons sont toujours les mêmes, et elles sont compréhensibles. Le sujet n'appartient à personne : ni au dirigeant, qui a d'autres priorités, ni à la comptabilité, qui suit des factures et non des machines, ni au collaborateur débrouillard qui aide tout le monde mais n'a pas mandat pour cela.
S'y ajoute un effet pervers. L'inventaire ne sert visiblement à rien tant que rien ne se passe. Il ne produit aucun résultat immédiat, ne fait gagner aucun client, et son absence ne se remarque pas. Il ne devient utile que le jour d'une panne, d'un départ précipité, d'un contrôle de licences ou d'une cyberattaque, c'est-à-dire précisément le jour où il est trop tard pour le constituer.
Enfin, beaucoup renoncent parce qu'ils imaginent une usine à gaz. Or un inventaire de PME tient dans un tableur de quelques dizaines de lignes. La difficulté n'est pas la construction, c'est le rituel de mise à jour.
Ce qu'un inventaire doit contenir
Le matériel
Pour chaque équipement, notez un identifiant interne, le type de matériel, la marque et le modèle, le numéro de série, la date d'entrée dans le parc, le mode d'acquisition, l'utilisateur ou le lieu d'affectation, et l'état de garantie. Le numéro de série est la clé de voûte : c'est lui qui permet de faire jouer une garantie, de déclarer un vol ou d'identifier une machine que l'on retrouve dans un placard.
N'oubliez pas ce qui ne ressemble pas à un ordinateur : téléphones professionnels, tablettes, box opérateur, pare-feu, commutateurs, points d'accès sans fil, imprimantes multifonctions, disques externes. Ces équipements sont connectés, donc exposés, et ils manquent presque toujours à l'appel.
Les logiciels et les licences
Recensez pour chaque poste les logiciels métier installés, le système d'exploitation et sa version, et pour chaque licence sa nature, le nombre de postes couverts et sa date d'échéance. C'est ce volet qui vous évite deux erreurs symétriques : payer des abonnements pour des salariés partis depuis longtemps, ou vous retrouver en sous-licence lors d'un audit éditeur.
Les accès et les comptes
Le volet le plus oublié, et souvent le plus critique. Quels comptes existent, sur quels services, avec quels droits, rattachés à quelle personne. Un compte administrateur créé pour un prestataire intervenu il y a deux ans et jamais désactivé constitue une porte d'entrée béante. Ce point est directement lié à vos pratiques de sécurité informatique.
Les champs à retenir
| Champ | Pourquoi il compte | Où le trouver |
|---|---|---|
| Numéro de série | Identifie la machine pour la garantie, le vol ou le support | Étiquette du constructeur ou informations système |
| Date d'entrée dans le parc | Sert de base au calendrier de renouvellement | Facture d'achat ou contrat de location |
| Utilisateur affecté | Permet de savoir qui prévenir et qui est impacté | Registre interne ou service des ressources humaines |
| Système et version installés | Détermine si le poste reçoit encore des correctifs | Panneau d'informations système du poste |
| Logiciels métier et licences | Évite la sous-licence comme les abonnements inutiles | Espace client éditeur et liste des programmes installés |
| Date de fin de garantie | Oriente la décision de réparer ou de remplacer | Portail de support du constructeur avec le numéro de série |
| État et statut du poste | Distingue le parc actif du matériel en attente de sortie | Mise à jour manuelle lors des mouvements |
Tableur, outil dédié ou découverte automatique
Trois approches coexistent, et la meilleure est celle que vous tiendrez réellement.
Le tableur partagé convient à la majorité des PME. Il est gratuit, immédiat, lisible par tout le monde et exportable. Ses limites apparaissent quand plusieurs personnes le modifient sans coordination, ou quand le parc dépasse la taille que l'on garde en tête.
Les outils de gestion de parc apportent l'historique des mouvements, la gestion des tickets et des alertes sur les échéances. Ils supposent quelqu'un pour les administrer, faute de quoi ils se transforment en base morte remplie une seule fois.
La découverte automatique, enfin, s'appuie sur un agent installé sur les postes qui remonte matériel et logiciels sans intervention humaine. C'est la solution la plus fiable pour ce qui est connecté, et elle est souvent incluse dans une prestation d'infogérance. Elle ne dispense pas d'un suivi manuel pour tout ce qu'elle ne voit pas : matériel au placard, contrats, comptes chez des fournisseurs.
Le rituel qui fait tenir l'inventaire dans la durée
Un inventaire ne meurt jamais d'un défaut de conception, il meurt de ne pas être mis à jour. Trois règles suffisent à l'en préserver.
Première règle, un responsable nommé. Une personne identifiée, même à temps très partiel sur ce sujet, qui valide toute entrée et toute sortie de matériel. Sans nom en face de la tâche, elle n'existe pas.
Deuxième règle, deux moments obligatoires. À l'entrée d'un matériel, la ligne est créée avant la mise en service. À la sortie, elle est clôturée avec la date, le motif et la destination. Ces deux gestes représentent quelques minutes et évitent des heures d'archéologie.
Troisième règle, une revue annuelle. Une demi-journée, une fois par an, pour faire le tour physique des locaux et confronter le terrain au fichier. C'est là que l'on retrouve les machines oubliées, les licences payées pour rien et les comptes jamais désactivés. L'ANSSI place d'ailleurs la connaissance de son système d'information parmi les toutes premières mesures d'hygiène informatique.
Ce que l'inventaire vous fait gagner le jour d'un incident
Le vrai retour sur investissement se mesure dans l'urgence. Lors d'une cyberattaque, la première question posée est celle du périmètre : quelles machines, quels comptes, quelles données. Une entreprise qui dispose de son inventaire répond en quelques minutes et circonscrit le problème. Une entreprise sans inventaire passe des jours à reconstituer sa propre configuration, pendant que l'activité est arrêtée.
Le même document sert à vérifier que tout ce qui compte est bien couvert par vos sauvegardes, à répondre à un questionnaire d'assureur, à justifier d'un audit de licences, ou simplement à négocier un renouvellement sur des bases sérieuses. Si vous préférez déléguer le recensement initial, l'annuaire des prestataires informatiques recense les intervenants capables de le réaliser et de vous laisser un fichier que vous maîtrisez.
