La question revient à chaque projet : combien de temps faut-il garder ses sauvegardes ? La réponse tient en une distinction que beaucoup d'entreprises n'ont jamais faite : sauvegarder et archiver ne servent pas au même objectif. La sauvegarde sert à redémarrer vite après un incident. L'archivage sert à retrouver un document des années plus tard, souvent pour des raisons légales.
En résumé
- La sauvegarde répond à un besoin de continuité, l'archivage à un besoin de preuve.
- Une rétention par paliers, du quotidien à l'annuel, limite fortement le volume conservé.
- Les durées légales de conservation des documents s'imposent quelle que soit votre politique technique.
- Garder tout, indéfiniment, coûte cher et augmente la surface exposée en cas de fuite.
- Le principe de minimisation du RGPD concerne aussi les sauvegardes.
Deux besoins, deux dispositifs
Confondre les deux mène à des situations absurdes : soit on garde des sauvegardes complètes pendant dix ans, avec un coût de stockage qui grimpe sans fin, soit on efface tout au bout d'un mois et on se retrouve incapable de produire une pièce lors d'un contrôle.
La sauvegarde travaille sur des cycles courts et un volume important, avec une restauration rapide. L'archivage travaille sur des documents sélectionnés, dans un format pérenne, avec une garantie d'intégrité. Ce sont deux chaînes différentes, et il est normal qu'elles coexistent.
Le schéma de rétention par paliers
Plutôt que de conserver toutes les sauvegardes pendant la même durée, on garde beaucoup de points de restauration récents et de moins en moins en remontant dans le temps. C'est le schéma le plus répandu, et de loin le plus économique.
| Palier | Nombre de points conservés | Couvre quel risque |
|---|---|---|
| Quotidien | 7 à 14 jours | Erreur de manipulation, fichier écrasé |
| Hebdomadaire | 4 à 6 semaines | Corruption détectée tardivement |
| Mensuel | 12 mois | Retour sur un état ancien, litige récent |
| Annuel | 3 à 10 ans selon les documents | Obligation légale, contrôle fiscal |
Avec ce découpage, vous disposez d'environ trente points de restauration couvrant plusieurs années, pour une fraction du volume qu'exigerait une conservation quotidienne sur la même période.
Ce que la loi impose, indépendamment de vous
Certaines durées ne se négocient pas. Les pièces comptables, les bulletins de paie, les contrats et les déclarations sociales ont des durées de conservation fixées par les textes, et elles s'appliquent que vous ayez ou non une politique de sauvegarde. Le portail entreprendre.service-public.fr publie les durées applicables par catégorie de document.
Le point à retenir est que ces obligations portent sur les documents, pas sur les sauvegardes. Vous pouvez parfaitement effacer une sauvegarde de 2019 tout en conservant, dans un archivage dédié, les pièces comptables de cet exercice.
Le revers de la conservation illimitée
Garder tout indéfiniment paraît prudent. C'est en réalité un risque. Chaque copie supplémentaire est une occasion de fuite : si vos archives sont exfiltrées, ce sont dix ans de données clients qui circulent, pas six mois. Le principe de minimisation posé par le RGPD s'applique aussi aux sauvegardes, comme le rappelle la CNIL.
À cela s'ajoute la question du coût. Le stockage n'est pas cher à l'unité, mais un volume qui croît sans jamais décroître finit par peser sur le budget informatique, et par ralentir les opérations de restauration.
Le cas particulier de la demande d'effacement
Quand une personne demande la suppression de ses données, la question des sauvegardes se pose immédiatement. La position généralement retenue est pragmatique : les données sont supprimées de la production sans délai, et elles disparaissent des sauvegardes au terme du cycle de rétention normal, sans qu'on aille les extraire une par une des archives. Encore faut-il que ce cycle existe et soit documenté, ce qui suppose une politique de rétention écrite.
Comment fixer vos durées en pratique
Commencez par lister vos catégories de données : comptabilité, ressources humaines, dossiers clients, production, messagerie. Pour chacune, notez la durée légale si elle existe, puis la durée utile au métier. Retenez la plus longue des deux, et appliquez le schéma par paliers en dessous.
L'exercice prend une demi-journée et se fait à deux, un dirigeant et le prestataire informatique. Il produit un document d'une page qui servira de référence pour des années. Nos guides sur le choix d'un prestataire précisent ce qu'un partenaire doit apporter sur ce type de chantier, et notre annuaire par ville vous aide à identifier les entreprises actives près de chez vous.
