Beaucoup de dirigeants pensent que leurs données Microsoft 365 sont sauvegardées, puisqu'elles sont dans le cloud. C'est une confusion coûteuse. Microsoft garantit que son service reste disponible et que vos données ne disparaissent pas à cause d'une panne de son infrastructure. Il ne s'engage pas à vous restituer un fichier que vous avez supprimé six mois plus tôt.
En résumé
- Le contrat de Microsoft porte sur la disponibilité du service, pas sur la récupération de vos contenus.
- Corbeille, historique de versions et rétention sont des filets courts, avec des délais qui expirent.
- Un administrateur, un rançongiciel ou un départ mal géré peuvent vider ces filets.
- Une sauvegarde tierce couvre messagerie, fichiers, sites collaboratifs et conversations d'équipe.
- Google Workspace fonctionne sur le même principe de responsabilité partagée.
Le modèle de responsabilité partagée, en clair
L'éditeur d'un service en ligne prend en charge l'infrastructure : les serveurs, la réplication entre centres de données, la sécurité physique, la continuité du service. Le client, lui, reste responsable de ses données, de ses accès et de leur conservation. Microsoft documente cette répartition dans ses conditions de service, disponibles sur Microsoft Learn.
Dit autrement : si un centre de données brûle, ce n'est pas votre problème. Si un collaborateur vide sa boîte avant de partir, c'est le vôtre.
Ce que couvrent vraiment les filets natifs
| Mécanisme | Ce qu'il protège | Sa limite |
|---|---|---|
| Corbeille | Suppression accidentelle récente | Délai limité, puis suppression définitive |
| Corbeille de second niveau | Éléments purgés de la première | Délai supplémentaire court, accès administrateur requis |
| Historique des versions | Modification malencontreuse d'un fichier | Ne protège pas si le fichier entier est supprimé |
| Rétention et archivage | Conservation réglementaire | Configuration fine, périmètre partiel, coût supplémentaire |
| Sauvegarde tierce | Tous les scénarios ci-dessus, sur la durée choisie | Solution et budget à part |
Les scénarios de perte que l'on rencontre réellement
Le départ d'un collaborateur
C'est le cas le plus fréquent. Une personne quitte l'entreprise, on libère sa licence pour économiser un abonnement, et la boîte est supprimée. Trois mois plus tard, on cherche un échange de messages avec un client sur un dossier litigieux. Il n'existe plus nulle part.
Le rançongiciel qui remonte dans le cloud
Un poste infecté chiffre les fichiers synchronisés localement. La synchronisation fait consciencieusement remonter les versions chiffrées vers le cloud. L'historique des versions permet parfois de revenir en arrière, fichier par fichier, mais l'opération devient irréaliste au-delà de quelques centaines de documents.
L'erreur d'administration
Une règle de rétention mal configurée, un compte supprimé par erreur, un site collaboratif effacé lors d'un ménage. Ces incidents sont rares mais leur portée est large, puisqu'ils touchent des périmètres entiers plutôt qu'un fichier isolé.
Ce qu'une sauvegarde tierce apporte
Elle copie vos contenus Microsoft 365 vers un espace indépendant, avec une durée de conservation que vous choisissez et une restauration granulaire : un message, un dossier, une boîte entière, un site. Elle vous permet aussi de conserver les données d'un ancien collaborateur sans payer sa licence, ce qui compense une partie du coût.
Le point important à vérifier lors du choix : le périmètre réellement couvert. Certaines solutions ne sauvegardent que la messagerie et les fichiers personnels, en laissant de côté les sites collaboratifs et les conversations d'équipe, qui concentrent pourtant beaucoup d'échanges métier. Nous détaillons ces arbitrages dans nos guides sur le cloud et les outils collaboratifs.
Et Google Workspace
Le raisonnement est identique. Google assure la disponibilité du service et applique ses propres délais de conservation, mais ne se substitue pas à une sauvegarde. Les scénarios de perte sont les mêmes : départ de collaborateur, suppression massive, synchronisation d'un poste compromis.
Comment aborder le sujet avec son prestataire
Une question suffit à faire le tri : « si je supprime la boîte de quelqu'un aujourd'hui, jusqu'à quand puis-je la récupérer, et est-ce que vous l'avez déjà fait ? » Un prestataire qui maîtrise le sujet répond avec une durée précise et un retour d'expérience. Un prestataire qui répond « c'est dans le cloud, c'est sauvegardé » vous indique lui-même où se situe le risque.
Pour trouver des interlocuteurs dans votre secteur, notre annuaire des prestataires informatiques par ville recense les entreprises actives avec leurs avis Google vérifiés, et nos guides sur l'infogérance précisent ce qu'un contrat doit couvrir.
